Wat is een klantenportal?

Een klantenportal (ook wel klantenportaal of klantportaal, client portal, customer portal of mijn-omgeving genoemd) is een beveiligde webomgeving waarin klanten allerlei zaken online met je bedrijf kunnen regelen. Klanten hebben hiermee een persoonlijk omgeving tot hun beschikking waarin zij zelf:

• Contract- en persoonlijke gegevens kunnen inzien
• De mogelijkheid hebben om persoonlijke gegevens te wijzigen
• Rechtstreeks toegang krijgen tot facturen, betalingshistorie en voorwaarden
• Nieuwe producten en/of diensten kunnen bestellen
• Direct een afspraak kunnen inplannen
• 24/7 via een chatbox vragen kunnen stellen

Een klantenportaal is voor veel bedrijven en overheidsinstanties inmiddels onmisbaar geworden. Waar een klant in het verleden een email stuurde of de telefoon pakte om in contact met een organisatie te komen, logt deze nu eenvoudig in op het klantenportaal en kan direct zelf al heel veel aanpassen of opzoeken. Dit scheelt de organisatie veel werk en de klant heeft vaak sneller antwoord. Een klantenportaal geeft doorgaans toegang tot veelgestelde vragen, algemene informatie, bestelhistorie en productinformatie. En dankzij aan het klantenportaal gekoppelde klantenforums kunnen klanten elkaar ook helpen met tips of oplossingen voor problemen. Zo breid je het klantenportal direct uit tot een breder georiënteerd online platform. Enkele belangrijke voordelen van een klantenportaal zijn:

Weten hoe je je goed voorbereidt op het ontwikkelen van klantenportaal software? Vraag dan onze handige Checklist Portals aan.

Alles wat bedrijven en hun klanten online kunnen regelen, kan in een klantportaal verwerkt worden. De inhoud van een customer portal of klantportaal bestaat technisch gezien uit:

• Een gebruikersinterface
• Data
• Documenten
• In- & externe koppelingen (API’s)

Daarnaast kun je specifieke software integreren die bijvoorbeeld het serviceniveau en de sales van je bedrijf verhogen. Denk aan het toevoegen van e-commerce functies, een chatbox of koppelingen met je backoffice systemen om orders kunnen volgen. Ook kan een klantenportal geheel toegespitst zijn op specialistische bedrijfsaspecten of disciplines zoals transport, industrie, sales, facturatie en orderverwerking.

De veiligheid van klantgegevens heeft uiteraard de hoogste prioriteit. Maar hoe veilig is een gemiddeld klantportaal? Vergeleken met email-correspondentie of ouderwetse post is een klantenportaal doorgaans veel veiliger. Maar de mate van veiligheid hangt sterk af van de leverancier van het geleverde klantenportaal. Meestal zijn er meerdere niveau’s van beveiliging in te richten en kun je meerdere toegangsrollen instellen. Verder kun je denken aan versleutelde opslag van data, het gebruik van een goed SSL-certificaat, bescherming van persoonsgegevens, het AVG-proof maken en een veilige cloud-oplossing. Veiligheid hangt echter ook nauw samen met de inrichting van je eigen processen. Hoe technisch goed beveiligd een klantenportaal ook is, mensen zijn vaak de zwakke schakel die portals kwetsbaar maken.

De voordelen die een klantportaal met zich meebrengt, worden alleen maar groter met een focus gericht op de hele organisatie. Een klantportaal vergroot je innovatiekracht, geven jou, je klanten, dealers en leveranciers 24/7 inzicht in realtime-data én stellen klanten in staat om zelf effectief problemen op te lossen. Je investeert met een klantportaal dus in toekomstbestendige IT die je business uiteindelijk naar een hoger (efficiëntie)niveau tilt.

Voor het bouwen van een klantenportal of het ontwikkelen van klantenportaal software is een goede inventarisatie van de gewenste functionaliteit, business logica en beschikbare data en systemen van essentieel belang. Daarnaast is het koppelen van bestaande systemen en informatiebronnen een belangrijke pijler voor het succes. Hiervoor is ervaring en deskundigheid nodig over het koppelen van software. HybrIT kan je hiermee goed helpen. Bel of mail ons. We komen graag met je in contact!

Hieronder vind je enkele voorbeelden van portal oplossingen die wij gebouwd hebben.